Ett energibolag med höga regulatoriska krav behövde hantera stora mängder strukturerad och ostrukturerad information. Lösningen blev en verksamhetsanpassad, kvalitetssäkrad och spårbar informationshantering som stödjer både daglig drift och uppfyller myndighetskrav i ett komplext system- och processlandskap.
Ett energibolag med högt ställda regulatoriska krav stod inför omfattande utmaningar relaterade till hantering av både strukturerad och ostrukturerad information. Behovet var tydligt: att skapa en verksamhetsanpassad och kvalitetssäkrad informationshantering som är effektiv, spårbar och långsiktigt hållbar. Med ett komplext landskap av processer, tekniska system och dokumentflöden krävdes en lösning som inte bara kunde stödja den dagliga driften utan även uppfylla rigorösa krav från tillsynsmyndigheter.
Octopi Bays konsulter deltog som nyckelresurser i ett projektteam som fick i uppdrag att designa och implementera ett ärendehanteringssystem som skulle stödja bolagets arbete med ständiga förbättringar, särskilt inom ramen för Operational Excellence och Corrective Actions. Projektet möjliggjorde en strukturerad och transparent hantering av avvikelser, incidenter, förbättringsförslag, erfarenhetsåterföring och riskhantering. Integrationen mellan ärendehantering och verksamhetens befintliga styrsystem gjorde det möjligt att följa upp och analysera både orsaker och genomförda åtgärder på ett enhetligt sätt. Detta gav förutsättningar för ett mer proaktivt arbete med kvalitet och säkerhet inom hela organisationen.
Inom området dokumenthantering identifierades ett behov av ökad kontroll och spårbarhet i teknisk dokumentation och operativa rutiner. Octopi Bay hjälpte kunden att etablera ett centraliserat dokumenthanteringssystem där alla dokument kan hanteras under hela sin livscykel, från skapande till arkivering. Den nya lösningen baserades på Documentum och skapade tydliga ramar för behörigheter, versionshantering och granskningsflöden. Dokument kopplade till drift, underhåll och myndighetsdialog kunde nu enkelt återfinnas, granskas och uppdateras enligt fastställda processer, vilket ökade både kvaliteten och förtroendet internt och externt.
Lösningen som Octopi Bay hjälpte till att införa har utvecklats över tid i nära samarbete med kunden. Plattformen har successivt kompletterats med funktioner för kravhantering, olika användarklienter och utökad rapportering. För att möta verksamhetens förändrade behov har anpassningar gjorts som möjliggör en mer flexibel och framtidssäkrad systemmiljö. Ärendehanteringslösningen har även spridit sig till andra bolag inom koncernen, där varje enhet har fått en konfigurerad version utifrån sina unika processer men med samma tekniska kärna.
Octopi Bays konsulter har medverkat i projektet med kompetens inom både teknik och verksamhetsutveckling. Genom att kombinera affärsförståelse med teknisk expertis har vi skapat lösningar som är praktiskt användbara och strategiskt hållbara. Vi har drivit kravarbete i nära dialog med verksamheten, ansvarat för konfiguration och driftsättning av systemplattformen och lett förändringsresan genom noggrann projektledning och aktiv användarstöd. Vår långa erfarenhet av Documentum har varit en nyckelfaktor i att skapa en lösning som håller hög kvalitet, är stabil i drift och går att anpassa över tid. Samarbetet med kunden har inte bara lett till förbättrad dokument- och informationshantering, utan också lagt grunden för ett långsiktigt partnerskap som fortsätter att utvecklas i takt med att kundens behov förändras.
Vi hjälper dig med förändringsledning, systemförvaltning och projektledning, med allt vad det innebär!
Kontakta Per!
per.lundgren@octopibay.se
0706 16 96 12
8pi AB 2025
